Как снизить кассовые разрывы в аптеке: 5 неочевидных способов

Почему стандартные советы не работают

Специфика аптечного денежного цикла

«Сократите расходы» или «возьмите кредит» –  советы, которые редко помогают аптеке. Денежный цикл аптечного бизнеса устроен сложнее: поставщикам необходимо платить раньше, чем часть товаров будет реализована, а значительная доля средств оказывается заморожена в товарном запасе. Сезонность спроса, государственное регулирование цен на ЖНВЛП, высокая конкуренция и необходимость поддерживать широкий ассортимент делают кассовые разрывы в аптеке регулярной управленческой задачей, а не исключительной ситуацией.

Именно поэтому управление денежными потоками аптеки должно строиться не вокруг сокращения затрат, а вокруг ускорения оборота денег внутри бизнеса.

Где на самом деле застревают деньги

Чаще всего деньги «застревают» в трех точках: медленно оборачиваемом товаре, налоговых платежах и коротких сроках расчетов с поставщиками. При этом внешне бизнес может выглядеть вполне благополучно: полки заполнены, продажи растут, но свободных средств на расчетном счете недостаточно для очередной закупки.

Дополнительно часть оборотных средств может быть связана с отсрочками для корпоративных клиентов и формированием дебиторской задолженности, которая в аптечном бизнесе часто недооценивается как источник кассового давления.

«Для прогнозирования кассового разрыва готовится помесячный прогноз ДДС – о движении денежных средств. В этом документе видны все предстоящие поступления и оплаты, соответственно, видны и «дыры», связанные с превышением оплат над поступлениями. Это и есть кассовые разрывы. Как эти разрывы минимизировать по сумме? Выравнивать план выплат под план поступлений, либо, наоборот, поступления увеличивать под объем оплат. Прогнозируя кассовый разрыв, можно, например, заранее дать указание на сокращение объёма закупок. Или поработать над возможностью привлечения в нужный период заёмных средств. Кроме того, маркером будущих кассовых разрывов могут быть убытки в текущей операционной деятельности и чрезмерная инвестиционная активность», – отметил Сергей Ступак, финансовый директор «Аптечной сети «Ригла».

Способ 1. Пересмотр условий с поставщиками

Отсрочка платежа и товарный кредит

Для большинства аптек главный источник ликвидности находится не в банке, а у дистрибьютора. Даже небольшая отсрочка платежа поставщикам на 14–30 дней способна существенно снизить кассовые разрывы в аптеке.

Если классическая отсрочка платежа поставщикам не предоставляется, то можно обсуждать с поставщиком товарный кредит на отдельные категории продукции или сезонные поставки. На практике дистрибьюторы значительно охотнее идут на такие условия при наличии стабильной истории платежей и прогнозируемых объемов закупок.

Способ 2. Работа с товарным запасом

Анализ оборачиваемости по категориям

Сокращать ассортимент опасно, а вот оборачиваемость товарного запаса требует особого управления. В большинстве аптек до 20–30% склада формируют позиции с низкой скоростью продаж и невысокой маржинальностью.

При анализе важно разделять категории товаров по скорости реализации, а не по объему закупок:

• высокооборачиваемые позиции;
• сезонные товары;
• медленно реализуемый сток;
• неликвидный товарный запас.

Отдельного внимания требуют позиции, которые формально учитываются в остатках, но фактически уже превратились в неликвид и продолжают занимать оборотный капитал компании.

Именно оборачиваемость товарного запаса определяет, насколько быстро деньги возвращаются на расчетный счет после закупки. Повышение оборачиваемости товарного запаса даже на несколько дней зачастую дает больший эффект, чем банковское финансирование.

Способ 3. Авансовые платежи от юрлиц

Предоплата за сезонные заказы

Многие аптеки недооценивают корпоративный сегмент. Между тем предприятия регулярно закупают аптечки, средства первой помощи и сезонные наборы для сотрудников. Особенно актуален этот инструмент для аптек, работающих с предприятиями по договорам обслуживания, а также для участников аптечных объединений и сетей, развивающихся по модели франшизы.

Предоплата со стороны юрлица позволяет получить денежные средства еще до поступления товара в аптеку и существенно снижает потребность в заемном финансировании. Особенно хорошо этот механизм работает перед сезоном ОРВИ, летними отпусками и началом учебного года.

Способ 4. Расчётный счёт с овердрафтом

Как подключить и сколько стоит

Овердрафт остается одним из самых недооцененных инструментов для покрытия краткосрочного дефицита ликвидности. В отличие от классического кредита деньги используются только в момент необходимости, а проценты начисляются лишь на фактически использованную сумму.

Большинство банков принимают решение на основании оборотов по расчетному счету и истории поступлений денежных средств. Как правило, лимит составляет от 20 до 50% среднемесячного оборота компании. При рассмотрении заявки банки нередко анализируют не только поступления по расчетному счету, но и структуру платежей, объем операций по эквайрингу и стабильность выручки по месяцам.

Использовать овердрафт для финансирования постоянного дефицита оборотных средств опасно. Его задача – закрывать краткосрочные кассовые разрывы в аптеке продолжительностью несколько дней или недель.

Способ 5. Кэшбэк и налоговые резервы

Карты для бизнеса и оптимизация налогового календаря

Крупные аптечные сети давно используют корпоративные карты с кэшбэком для хозяйственных расходов, командировок и закупок, не подпадающих под договоры с поставщиками. Для небольшой аптеки это редко становится основным источником экономии, однако позволяет компенсировать часть операционных затрат. Дополнительным преимуществом может стать возврат части расходов по банковским продуктам, используемым для оплаты сервисов, логистики и отдельных закупок с учетом особенностей учета НДС.

Еще важнее налоговый календарь. Многие кассовые разрывы в аптеке возникают не из-за поставщиков, а из-за совпадения крупных закупок со сроками уплаты налогов и страховых взносов.

ФНС России ведет официальный налоговый календарь, который позволяет заранее планировать обязательные платежи. Наличие отдельного налогового резерва позволяет избежать блокировки средств и начисления пеней при несвоевременной уплате обязательств (глава 8 НК РФ, статьи 45-46). Особенно актуален такой подход для аптек на УСН, а также для небольших аптечных организаций, использующих патент по отдельным видам деятельности, если такой режим применяется в регионе.

Финансовое планирование в аптечном бизнесе сегодня все чаще строится именно вокруг платёжного календаря, интегрированного с бухгалтерскими системами и МИС, а не вокруг бухгалтерской прибыли. Именно такой подход позволяет превратить управление денежными потоками аптеки из реакции на проблемы в инструмент роста бизнеса.